MS Project es el software más usado a nivel mundial para la gestión de proyectos. Esta herramienta permite administrar proyectos, gestionar la asignación de tareas y recursos, administrar el presupuesto del proyecto, detectar riesgos y además permite comunicar y presentar la información del avance de cada proyecto durante su ejecución.
Existen prácticas y consideraciones que deben tomarse en cuenta a la hora de elaborar y dar seguimiento a un programa de obra en MS Project, a continuación, se mencionan algunos:
1. Tipos de tareas. – Se tiene que identificar correctamente la “esencia” de la tarea por área o departamento para permitir su correcto análisis de avance durante la ejecución del proyecto, ya que habrá tareas que, aunque tengan fijado un tiempo la correcta manera de medir su avance es porque representan cierto tonelaje de acero, de metros cuadrados de cubierta o de dinero.
2. Nivel de detalle (WBS). – La estructura de descomposición del trabajo o WBS (Work Breakdown Structure) por sus siglas en inglés; debe desarrollarse en cada empresa para que quede a un nivel óptimo de detalle. Ni tan desglosado que vuelva el seguimiento en algo abrumador por la cantidad de tareas a actualizar para sus avances; ni tan general que quede, por ejemplo, a un nivel 2 de detalle y que las tareas tengan una duración mayor a un mes.
3. Mismo idioma entre áreas, departamentos, clientes y proveedores. – En el sector de la construcción y con la influencia cada vez mayor de la filosofía de Lean Construction suele hablarse de “fases” o “takts” del proyecto a construir. A esto se refiere el “hablar el mismo idioma”, se tiene que lograr que las diferentes áreas y/o departamentos, clientes y proveedores estén alineados, conozcan y respeten las fases del proyecto, esto permitirá una fluidez más clara y ágil en la comunicación para todas las partes involucradas.
Los puntos mencionados son sólo algunos de los aspectos a considerar para un programador o gerente de proyectos al momento de elaborar un programa de obra en MS Project; y que a través de estas buenas prácticas se permitirá tener un control y un desarrollo del proyecto claro para todo el equipo constructivo.
Ing. Santiago Soltero
Coordinador de Proyectos
EMYCSA